事務職の女性

ワークライフバランスを考えたときに魅力的な職種と言えば事務の仕事です。今まで事務以外の仕事をしていた場合、応募する時に不安になるのは経験の有無ではないでしょうか。誰でもはじめは未経験、そう思えば応募することも怖くはありません。

一言で事務と言っても、業務内容はPCを使って入力をメインに行うものから、電話応対、書類のファイリングなど多岐に渡り、その多くが正確さを求められます。細かい作業や丁寧にコツコツと仕事をすることが好きな方にはもってこいの仕事だと思います。
まずは事務の仕事とはどのようなものなのかを理解し、たとえ未経験だとしても入社してからどれだけ自分が役に立てるかをアピールできるよう計画を立ててから応募しましょう。

事務の仕事での志望動機とはどのようなものがある?

事務の仕事に求められるのは正確さや、いかに効率的に物事を進められるか、そして周囲の働く仲間のことを思いやれるか、気配りができるか、です。
例えば書類の整理一つをとっても、ただやみくもにファイリングするだけでは作業者本人にしかわからず、他人が見た時に欲しい書類が見つからないなんてこともあるかもしれません。
この場合必要になるスキルは、誰が見てもわかりやすく同じルールで整理できる能力、となります。入力業務、電話応対にしても同じことが言えます。

企業が事務として欲しい人材はどのような人かを考えて志望動機を打ち出しましょう。

誰かをサポートすることが生きがい

自分の仕事の後工程に、別の人物がいることを指しています。これは事務の仕事を行ったことによって、その先の営業や上司など別の人の役に立てる事が仕事の生きがいだということです。
企業は攻めと守りがいてこそ成り立っています。面接では自分が後方支援として守りますということをアピールしましょう。

効率的に正確な仕事をすることが得意

事務は作業をすることが多くなる中で、1つの業務をゆっくりとこなしている時間はありません。
志望動機にはいかに事務作業が向いているかをアピールすることがポイントとなります。面接では正確にスピーディーに行うことが出来ることを例え話を出して伝えましょう。

周囲とのコミュニケーションを大事にできる

事務は作業だけに目が行きがちですが、企業の他職種のメンバーやお客様を相手にすることも少なくありません。
作業がいかに正確に出来たとしても、コミュニケーション不足から仕事が滞ることもあり得るでしょう。そんな時に必要となってくるのがコミュニケーションを大事に仕事ができるかということになります。
面接では、仕事場の仲間や上司との報連相や顧客との電話対応一つ一つを大切にしていることをアピールしましょう。
また、周囲の人間ともいさかいなく仕事をしていくことができる、なども良いアピールポイントになります。

責任感がある

どの職種でも責任感はとても重要ですが、事務の仕事を行う上でも責任感があると企業はとても助かります。
ある営業から資料作成を頼まれたとします。期限ギリギリになって出来ないからやれませんでした、などと書類を突き返されたら依頼した人も予定していた資料の提出ができなくなり困ってしまいます。
与えられた仕事をきっちりと最後まで行うことができ、他人のことを考える事ができるというのは責任感に繋がっていきます。
学生時代に学級委員を行っていた、部活動で部長に任命されていた、など過去のエピソードを混じえて面接で披露をすると好印象でしょう。

改善することが好きである

働き方改革が叫ばれている中、いつも同じ仕事を同じ手順で行っていては他人との差別化は図れません。
まずは業務を覚え一通り作業を行った後、少しでも時間を短縮して他の仕事ができるようになることがベストでしょう。そのためには常に改善を意識していないと、ただ作業をして時間が過ぎていってしまいます。
今までの経験から、何か改善をして時間短縮やいつも以上の効果を上げることができた事例を伝えると良いでしょう。日常生活の中でも大丈夫です。
料理や収納方法でこれだけの時間やスペース確保に繋がったと話すことで、面接官の興味を引く材料となります。

事務の仕事には様々な業務内容が含まれます。そのため、臨機応変に対応できるスキルや誰とでもうまく仕事を回せる能力が必要となります。面接官は、応募者の人間性を見て向き不向きを判断することでしょう。
上記5つの志望動機が揃っていれば、企業は事務としてどんな仕事をするのか見てみたい、採用してみたいと感じます。
あとは当日の面接で全て笑顔で答えること、それさえできれば例え未経験だとしても採用へとつながっていくことでしょう。

事務の仕事において有利になる資格とは?

疑問に思う女性

事務の仕事は業務領域の幅が広い分、資格を持っていることで行うことのできる業務がどんどん増えますので資格を取得することはとても大切です。応募時に他者との差別化を図ることができる大きなポイントともなるでしょう。
事務には一般事務と経理系とあります。それぞれを網羅する資格はありませんが、それぞれの業務に有利になる資格があります。

一般事務に有利な資格

一般事務に有利な資格として、以下のものが挙げられます。

文書情報管理士
2016年からマイナンバー制度が始まり、個人情報は厳重に取り扱うことが必要となりました。資格の取得で、一般事務として適切な情報管理力があることをアピールできます。
2級程度あれば採用アピールになるでしょう。
マイクロオフィススペシャリスト(MOS)
ワード、エクセル、パワーポイントなど扱い慣れていないと資料作成が難しいこともあるかもしれません。一般事務の求人応募条件に圧倒的に多く見られるものは「エクセル、ワードのできる方」です。また、今ではプレゼンと言えば必ずと言っていいほどパワーポイントでのスライドを使用し、見やすいグラフや表を求められます。MOSを取得していれば、PCの苦手な上司をサポートしてあげることも可能です。
また、転職エージェントに登録する際に登録テストを行う場合があります。時事問題や漢字書き取りに加え、PCスキルを見るところもあります。転職エージェント対策としても役に立つことでしょう。
秘書検定
社会人としてふさわしい言葉遣いや、一般教養を学ぶことができます。例え秘書にならなくとも、知っておいた方がいいマナーやビジネス文書の言い回しなど、取得しておいて損のない資格です。
2級以上から採用アピールになるでしょう。
TOEIC
近頃では英語で電話やメールが飛び交うことも少なくありません。そんな中でTOEICスコアは世界共通なので重要視している企業はとても多いです。一般的に650点から700点あれば採用基準となるでしょう。また常に英語の使用が必要となるような職場の場合には700点以上必要となります。

経理、財務系に有利な資格

経理、財務系に進みたい方に有利な資格として以下のものが挙げられます。

日商簿記検定
経営管理に役立つ知識として、最も求められる資格となります。個人商店など小さな会社の場合は3級で十分役立ちますが、製造業など原価管理が必要になってくると2級の取得をオススメします。2級では商業簿記に加え、工業簿記が入り、財務諸表の数字を読み解く力が付きます。一般事務だけでなく経営や財務にも興味のある方は取得した方が業務の幅が広がるでしょう。
FASS検定
2005年から新しくスタートした経理・財務スキル検定のことを指します。このFASS検定は経済産業省が策定した「経理・財務サービススキルスタンダード」をもとに実務の能力測定を目指したもので、簿記検定では見えない実務スキルを的確に評価したいというニーズから誕生した資格です。
知識はあっても、実務となると少し不安という方や、未経験なので仕事に入る前に資格を取ることで実務に慣れておきたいという方にはとてもオススメの資格です。

資格まとめ

事務系の資格にはまだまだ沢山の種類がありますが、その中でも採用のポイントとなるものを挙げました。
資格の取得はただ単に採用の確率を上げるためだけのものではありません。取得までに一生懸命勉強をすることで、その業務内容への知識と自信を増やすことができます。採用後には自分には資格があるんだという強みになり、前向きに業務をこなすことができることでしょう。

どんな資格を選ぶかは、本人次第になります。やみくもに勉強しても身にならないこともありますのでまずはどんな業界に行きたいか、どんな業務内容を行っていきたいかを定め、それに向けて自分の取得すべき資格の勉強をしていくことをオススメします。

履歴書の正しい書き方と注意点

応募してみたい企業が見つかった場合、まずは履歴書の提出をしなくてはいけません。
履歴書には企業の採用担当にアピールする第一歩、採用活動の入り口となります。目に止まり、この応募者に会いたいと思わせなければいけません。履歴書は正しく、間違いのないように記入しましょう。

日付
提出する日付を書きます。西暦・和暦はどちらでも可能です。
生年月日
1の日付で選んだ西暦・和暦に合わせて記入しましょう。
写真
写真は意外と重要視されます。まず身なりを整え、社会人としてふさわしい格好で撮りましょう。インスタント写真でも良いですが、写真館などで撮影してもらうと表情の指示や背景、顔色の修正などをしてくれるので、オススメです。また、撮影データをメディアに記録して渡してくれるサービスなどもありますので利用しましょう。
事務系では来客時の呈茶など、外部の人間との接触もあり、企業はアピアランスの良い人物を求めます。写真に力を入れて望むことはとても大切です。
現住所
郵便番号から番地、マンション名まで省略せず、きちんと記入しましょう。フリガナも忘れずに記入しましょう。
学歴・職歴
こちらも1の日付で選んだ西暦・和暦に統一して記入しましょう。学科名や部署名などは省略せず、ながくても全て記入します。最後は「以上」を右に寄せて締めましょう。
資格・免許
取得した年月や資格の正式名称を記入しましょう。資格級やTOEICの点数など、はっきりとわかるものに関しては級及びスコアまで書きます。
志望動機
企業が一番気にして読むところです。ここでは自分の企業に対する思いや、職種へのアピールポイントを混じえ、いかに企業で役に立つことができるのかを記載します。過去の経験や、その仕事に就いてからのキャリアビジョンを記載できれば尚好印象となるでしょう。
また、その企業で何か好きなブランド・グッズ・お店がある、など具体的にアピールしたい熱意などがあれば、それも記載すると良いでしょう。
本人希望欄
希望職種・希望勤務地などを記入します。特に希望がなければ「貴社の規定に従います。」と一言入れましょう。空白にはしないよう気をつけて下さい。

その他注意点

会議

履歴書の提出形態には手書きの場合とデータの場合と2種類あります。特に指定がなければどちらでも構いませんが、どちらにしても誤字脱字には注意しましょう。
手書きの場合には読みやすい字で書くことを念頭に置いて書き始めてください。データ入力の場合は変換ミスやフォントが統一されていないなど、自分の思わぬところでミスが起こりうる可能性があります。どちらの場合にも提出前には必ず細心のチェックを払いましょう。
また、面接では履歴書を元に行う事が多く、履歴書に記載した内容について深く質問をされることとなります。実際に自分で何を記入していたかを必ず覚えておくことが必要です。過去の経験を記載していたのに、面接官に質問されて書いた内容を忘れていた、となると印象は急降下です。
何かつかみが欲しい場合には趣味・特技欄に記載しておくと良いでしょう。趣味・特技欄に関しては特に採用に関わる内容ではありませんが、和やかな面接を進めるための良いきっかけ作りになる箇所です。アピールしたい事や、その趣味が仕事に直結しそうな場合にはこの欄を利用しましょう。

実際に応募をする前にはこの履歴書でまずは書類通過するのかどうか、大きな分岐点になります。どれだけ素敵なパーソナリティをお持ちでも、書類が通過しなければ実際に会うこともできず、魅力を伝えることすらできません。それだけ履歴書は大きな役割を持ち、まずは書類通過をするための努力をしなくてはいけません。
写りの良い写真、志望動機、資格、そして字の綺麗さ、データに不備はないか、など準備万端の状態で応募へと移りましょう。